单据在经济活动中扮演着至关重要的角色，具体作用包括：

交易证明 ：单据是商业交易的重要凭证，能够证明交易的发生和完成情况，保障交易的合法性和有效性。

规范行为 ：单据有助于规范商业行为，促进商业活动的有序进行。例如，发票的开具和使用需要遵守相关税收法规。

履行合同 ：单据是履行合同的证明，卖方通过提供单据来证明其是否履行了合约义务。

国际结算 ：在国际结算中，单据是基础和依据，代表物权，单据的转移即代表物权的转移。

货款支付 ：单据是办理货物交付和货款支付的一种依据，可以表明出口商是否履约及履约程度。

信誉证明 ：单据可以作为企业和个人之间的信誉证明，有助于建立和维护商业信誉。

税收合规 ：如发票等单据有助于确保税收的合法性和公平性。

会计核算 ：如收料单、领料单和入库单等，对于企业的物资管理和会计核算程序是必不可少的。

法律依据 ：根据《消费者权益保护法》，经营者有义务向消费者出具购货凭证或服务单据。

保险作用 ：由于单据的数据完整性强，财务上有很强的保险作用，可以很好地护卫卖方的财务利益，防止账务操作时出现错误。

可供咨询 ：单据上记载着各种类型贸易信息，故而付款单等可以用来咨询，便于管理财务。

综上所述，单据在商业和财务领域中极其重要，用于记录交易的详细信息和数字数据，描绘了供应商、客户之间的财务往来，并为事后提供明确的支出证据，避免不必要的麻烦，方便商业成功发展。